Analisa Jabatan (job analysis) : Prosedur dan Manfaat

 

Analisa jabatan (job analysis) ini perlu dilakukan oleh manajemen organisasi agar kita dapat mendesain organisasi & menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan serta evaluasi pekerjaan.

Analisa jabatan adalah kegiatan menganalisis dan mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Analisa jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan.

Bahkan kita juga dapat memperkirakan pengembangan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang. Dan justru ini yang terpenting di era yang semakin dinamis. Pekerjaan di masa ini pasti dilakukan dengan cara yang berbeda di masa lalu, pun demikian di masa yang akan datang.

Analisa jabatan dapat juga diartikan sebagai informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan dapat tercapai.

Manfaat dari analisa jabatan ini juga akan memberikan informasi tentang: aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnel requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan.

Pengertian analisa jabatan berbeda dengan motion study (studi gerak). Bila analisa jabatan berupaya untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dalam suatu perusahaan agar dapat mencapai tujuannya, sedangkan studi gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien & efektif untuk melakukan suatu pekerjaan.

 

Langkah-langkah Analisa Jabatan

Proses dalam menganalisis jabatan itu dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

a.    Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan.

b.    Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

c.    Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis.

d.    Mengumpulkan informasi analisa jabatan.

e.    Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

f.     Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

g.    Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

 

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

a.    Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan artinya bahwa penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisa jabatan itu. Karena hasil ini akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi dari hasil analisa jabatan itu dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, & job evaluation dalam pengadaan tenaga-kerja.

b.    Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data ini dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survey, sensus dan sampel. Sedangkan teknik pengumpulan data dapat dilakukan melalui wawancara, observasi, kuesioner, dan juga angket. Data yang terkumpul itu dikualifikasikan, dianalisis dan diaplikasikan di masa yang akan datang.

c.    Menyeleksi muwakil jabatan yang akan dianalisis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakil jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu apabila pekerjaan yang akan dianalisis tersebut amat banyak.

d.    Mengumpulkan informasi analisa jabatan artinya penganalisis kemudian mengadakan analisa jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan melaksanakan pekerjaan itu.

e.    Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan artinya analisa jabatan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi ini hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi, maka akan dapat membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan ini juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisa jabatan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

f.     Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis jabatan/pekerjaan harus menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

g.    Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan artinya penganalisis arus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di kemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan tersebut. Hal ini diperlukan guna memperhitungkan kemampuan tenaga-kerja untuk masa kini dan masa depan agar mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknokrat canggih dan reorganisasi perusahaan.

Dengan analisa jabatan maka kita akan dapat memperoleh informasi tentang uraian pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut.

Manfaat Lain Analisa Jabatan

Analisa jabatan selain menghasilkan job description, job specification, & job evaluation juga berguna bagi:

a. Perekrutan dan Seleksi (recruitment and selection)

Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Isi dari spesifikasi dijadikan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

b. Kompensasi (compensation)

Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan gajinya.

c. Evaluasi Jabatan

Informasi analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat atau ringannya pekerjaan, besar atau kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit atau mudahnya mendapatkan orang yang sesuai. Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan tersebut.

d. Penilaian Prestasi Kerja (performance appraisal)

Penilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

e. Latihan (training)

Informasi analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan & pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja dijadikan sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.

f. Promosi dan Pemindahan

Informasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.

g. Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan sering kali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.

h. Pengayaan Pekerjaan ( job enrichment)

Informasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

i. Penyederhanaan Pekerjaan (work simplification)

Informasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi pekerjaan dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam.

Akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

j. Penempatan (placement)

Informasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka dapat bekerja secara efektif.

k. Peramalan dan Perekrutan

Informasi analisa jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

l. Orientasi dan Induksi

Informasi analisa jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi tenaga-kerja baru mengenai sejarah perusahaan, hak & kewajibannya, menginduksi, dll.

 

Oke Sobat, demikianlah uraian kami tentang analisa jabatan. Semoga bermanfaat karena sudah Waktunya Anda Tahu. Terimakasih.... (watahu.com).